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Versão: 7

Primavera Facturação Electrónica

Menos papel e mais eficácia na sua área administrativa.

O incremento da produtividade das áreas administrativa e financeira das empresas depende, indissociavelmente, da capacidade de eliminar tarefas morosas, de baixo valor acrescentado e de fomentar a utilização de ferramentas que permitam a automatização e digitalização de processos

Actualmente, grande parte do tempo e recursos financeiros dispendidos pelas organizações diz respeito ao tratamento do processo administrativo de facturação, processo este que obriga a um conjunto de tarefas manuais, desde a introdução de dados no sistema informático à impressão e envio por correio de facturas e outros documentos relacionados. Este problema agrava-se nas empresas de maior dimensão, que lidam diariamente com a emissão e recepção de centenas de documentos que se reflectem inevitavelmente em custos elevados em papel, processamento, impressão, envelopes e taxas de envio de correio.

O recurso a soluções de transacção electrónica de documentos reveste-se neste âmbito, cada vez mais, de uma elevada importância, na medida em que permitem a digitalização e automatização de processos de facturação, promovendo a produtividade, eficiência e competitividade empresarial.

O que é a factura electrónica?

A factura electrónica é um documento comercial semelhante ao convencional, mas em formato electrónico, possuindo o mesmo valor fiscal/legal que a factura em papel desde que contenha as menções obrigatórias para qualquer factura e satisfaça determinadas condições exigidas por lei. O objectivo destas condições é garantir a autenticidade da origem da factura e a integridade do seu conteúdo.

Com o recurso à factura electrónica, as transacções financeiras e logísticas passam a ser efectuadas electronicamente através da Internet, com benefícios imediatos para o emissor e receptor, tais como:

  • Redução de custos associados ao processamento e envio de facturas a fornecedores;
  • Redução do tempo dispendido em tarefas de cariz administrativo e financeiro, com benefícios evidentes para a produtividade dos colaboradores;
  • Melhoria da qualidade do serviço prestado, redução de tempos de espera e de atrasos;
  • Diminuição de falhas no envio de facturas, sendo eliminadas as hipóteses de extravio de documentos;
  • Optimização da gestão e controlo das transacções.
  • Facilidade de consulta e arquivo de facturas;
  • Maior segurança e transparência nas transacções.
Enquadramento da Solução
Administração Pública

A lei permite a utilização de dois tipos de facturas electrónicas, que recorrem a distintas formas de garantia de autenticidade da origem e integridade do conteúdo:

  • Documentos cuja origem e integridade é garantida pela aposição de uma assinatura electrónica avançada;
  • Documentos electrónicos que são trocados num contexto de intercâmbio electrónico de dados, designado por EDI (Electronic Data Interchange).

O módulo de Tecnologias de Transacção Electrónica da PRIMAVERA recorre à primeira modalidade, em que é utilizada uma assinatura electrónica avançada que responde aos requisitos impostos pelo Artigo 2º, alínea C, do DL nº 290-D/99, de 2 de Agosto, na redacção que lhe foi dada pelo DL nº 62/2003, de 3 de Abril:

  • Identifica de forma unívoca o titular como autor do documento;
  • A sua aposição no documento depende apenas da vontade do titular;
  • É criada com meios que o titular pode manter sob seu controlo exclusivo;
  • A sua conexão com o documento permite detectar toda e qualquer alteração superveniente do conteúdo deste.

A assinatura electrónica avançada baseia-se, desta forma, na utilização de um par de códigos de segurança ou “chaves” relacionadas (“chave” pública e “chave” privada). A “chave” pública é a que identifica o titular/proprietário. A “chave” privada só é conhecida e manuseada pelo seu proprietário e jamais deve ser comunicada aos seus interlocutores ou parceiros. Apesar da interligação entre as duas “chaves” ser matematicamente bem determinada é virtualmente impossível calcular a “chave” privada a partir do conhecimento da “chave” pública.

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